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Evitar los virus en el correo electrónico


Cuando Internet y el correo electrónico se popularizaron, hace ya unos cuantos años, los creadores de virus vieron una gran oportunidad para expandir sus creaciones. Hasta entonces, los virus sólo se podían expandir a través de los discos flexibles de la época, lo que hacía que los virus fuesen muy limitados.
Esto no pasaba con el correo electrónico, puesto que al ser algo que llega a millones de personas en muy poco tiempo, los virus podían recorrer el mundo e infectar a cientos de miles de ordenadores a una gran velocidad.
Actualmente, el correo electrónico es uno de los grandes medios de propagación de los virus, por lo que vamos a ver unos consejos para evita que tu ordenador sea uno de los infectados:
  • Nunca abras ni descargues archivos adjuntos de desconocidos. Creo que esta es la regla de oro. Jamás descargues ni abras un archivo adjunto de un remitente que no conoces, ya que podemos decir con casi total seguridad que se trata de un virus. Muchas veces, los hackers aprovechan las modas del momento para enviar archivos con supuestas fotos o vídeos, que lo único que hacen es infectar el ordenador.
  • No abras archivos de tus contactos si te parecen sospechosos. En ocasiones, tus contactos son otra fuente de virus, aunque ellos no tienen la culpa. Hay veces en las que las cuentas de correo son hackeadas, y se aprovechan para enviar spam. Por eso, si uno de tus contactos te envía un archivo adjunto que te parece raro no lo abras. Envíale un correo electrónico y pregúntale antes para estar seguro.
  • Ten un antivirus actualizado. Tener un antivirus actualizado también ayuda a evitar que entren virus a través del correo. En la actualidad hay muchos antivirus gratis, que hacen una excelente labor y mantienen tu equipo protegido de las amenazas.

Atajos de teclado en el correo electrónico


La mayoría de nosotros pasamos horas delante del ordenador, tanto por ocio como por trabajo, y en ambas facetas el correo electrónico es uno de las aplicaciones que más tiempo consume, pues todos recibimos decenas de e-mails a diario.
Por eso es importante que ahorremos la máxima cantidad de tiempo cuando usamos el correo electrónico, ya que unos minutos al día se convierten en muchas horas al finalizar el año, horas que podemos dedicar a una tarea más grata que leer y responder correos. 
Por eso, si tú pasas mucho tiempo revisando tu bandeja de entrada, creo que te sería muy útil aprenderte los atajos de teclado de la aplicación de correo electrónico que estés usando en la actualidad, ya que con ellos podrás aprovechar mejor tu tiempo. 
Estos atajos de teclado son combinaciones de teclas, que te permiten ejecutar muchas tareas sin apartar las manos del teclado. Además, en muchas ocasiones te permiten llevar a cabo acciones que sin los atajos son algo farragosas, puesto que hay que navegar por varios menús para completarlas. 
Con estas combinaciones de teclas se pueden enviar mensajes, eliminarlos, mandarlos a una carpeta, mandarlos a la carpeta de spam, crear una regla de mensaje, destacarlo, etc. La mayoría son muy sencillas y se aprenden con la práctica diaria, a base de repetirlas. 
Todo son ventajas, pero también hay un inconveniente y es que cada aplicación de correo electrónico tiene sus atajos de teclado propio. Lo cierto es que la mayoría de las acciones se hacen igual, pero hay otras específicas, de manera que es posible que tengas que aprender varios atajos para la misma acción. 
Por suerte, algunos proveedores de correo electrónico, como Outlook, te permiten ejecutar los atajos de teclado de otros correos, con la finalidad de que no te sea necesario aprender nuevos.

¿Cómo afecta el correo electrónico a nuestra productividad?


La forma de trabajar ha cambiado mucho en los últimos años. Hasta no hace mucho, la productividad de una persona se podía medir al momento, pero esto es algo que ha cambiado con la economía del conocimiento. 

En la actualidad, muchas personas trabajan en esta nueva economía, y sus resultados se miden cuando acaba el proyecto. De esta forma, es sencillo caer en una falta de productividad que sólo se nota al final, cuando ya no tiene remedio. 

El correo electrónico es una de las mejores herramientas que tenemos a nuestro alcance, pero es algo que va en contra de la productividad si lo usamos mal, algo que hacemos la mayoría de los trabajadores. 

Los expertos, siempre recomiendan que el correo electrónico no se abra al empezar en el trabajo, sino que se deje para unas horas después, de modo que empecemos la mañana trabajando. 

Si se empieza abriendo el correo, lo normal es comenzar a leer, responder y clasificar, por lo que podemos llegar a la mitad de la jornada sin haber hecho nada del trabajo que teníamos asignado, o que teníamos planeado para ese día, lo que al final hace que sea imposible cumplir con los objetivos asignados. 

Lo mejor es empezar a trabajar nada más llegar al trabajo, de modo que podamos ir avanzando con la tarea del día sin distracciones. Así, a media mañana podemos concentrarnos en responder nuestro correo electrónico, con la seguridad de que tenemos una buena parte de la tarea hecha. 

Es cierto que a veces hay correo electrónico urgente, pero tienes que pensar en que si cualquier persona relacionada con tu empresa quisiese algo para ya, en lugar de mandarte un e-mail te llamaría, por lo que en realidad todo lo que hay en tu bandeja de entrada en realidad no es ni tan urgente ni tan importante como quieren hacerte creer.

Manejar archivos grandes con Outlook.com


Gracias al aumento de la velocidad del ADSL, manejar archivos de gran tamaño ya no es un problema, pero sin embargo, aún no se puede enviar un archivo grande por correo electrónico. No hay ningún problema para subir un archivo de unos 500 megas a cualquier servidor, pero no lo vas a poder mandar por correo electrónico. 

Ahora mismo, el límite que pone Outlook en los archivos adjuntos es de 25 megas, que no es nada para el tipo de archivos que solemos manejar. Por eso, si quieres enviar uno más grande, no lo vas a poder directamente. 

Decimos que no lo puedes hacer directamente, porque el correo de Microsoft tiene una función muy útil para estos casos, que nos permitirá que el destinatario pueda ver el archivo que le queríamos enviar. 

Al intentar mandar un archivo de más de 25 megas, Outlook nos avisa de que es imposible, pero nos dirige a OneDrive, que es el almacenamiento en la nube que Microsoft nos regala con cada cuenta de Outlook.com.

De esta forma, lo que hay que hacer en estos casos es subir el archivo a OneDrive, copiar el enlace y enviarlo en el correo electrónico. La persona que lo reciba sólo tiene que pinchar en el enlace y la descarga comenzará. 

Es posible que pienses que esto también lo puedes hacer con Dropbox, pero tendrías que crearte una cuenta si no tienes una o ir a su página, mientras que con OneDrive lo puedes hacer todo sin tener que salir de tu cuenta de correo, por lo que creo que es más cómodo. 

Por último, decir que OneDrive te proporciona siete gigas gratis para almacenar archivos, lo que está muy bien si lo comparamos con las cuentas gratuitas de otras empresas de almacenamiento de archivos en la nube, que ofrecen mucho menos y sin estar integrado con el correo electrónico.

Leer el correo electrónico a través de un gestor de correo


La mayoría de los proveedores de correo electrónico permiten que leamos nuestros e-mail y los administremos desde un gestor de correo gratuito, siendo Thunderbird uno de los más usados ahora mismo, tanto porque es gratuito como por las opciones que tiene. 

El correo web, que es el que usamos la mayoría de nosotros, es muy cómodo, pero cuando recibes muchos mensajes al día, tienes varias cuentas o usar el correo para trabajar, te das cuenta de que necesitas algo más que te ayude a gestionar el volumen de información que te llega. 

Ese “algo más” es un gestor de correo, que te permita manejar las cuentas de forma más fácil. Personalmente, lo uso porque tengo dos cuentas que uso a diario y en las que recibo un número considerable de correos. 

Este gestor, y otros hacen lo mismo, me permite ver a la vez las dos cuentas, los mensajes que recibo, los que tengo sin leer, el número de mensajes que tengo en la carpeta de spam, etc. Con el correo web no puedo hacerlo, ya que tengo que ir saltando de pestaña en pestaña o ir abriendo y cerrando cuentas. 

Otra de las ventajas es que siempre tengo la vista previa de los correos que recibo, de manera que en la parte de arriba veo todo lo que tengo en la bandeja de entrada, y a la vez puedo estar leyendo uno de los mensajes que tengo pendientes. 

Por otra parte, la lucha contra el spam es mucho más sencilla aquí. Si me molesta un correo de una empresa o una persona, a partir de ese correo puedo crear una regla personalizada sin tener que navegar por menús y submenús. 

Las búsquedas son más potentes que en el correo web y crear etiquetas es muy fácil, por lo que la gestión de la bandeja de entrada o de cualquier otra carpeta es más rápida y eficaz con un gestor de correo. 

Estas son sólo alguna de las ventajas de usar el correo con un programa como Thunderbird sobre usarlo en el navegador. Como he dicho al principio, si manejas un gran número de mensajes al día, creo que esta es la manera más eficaz de hacerlo. Te animo a que lo pruebes, ya que seguro que no vuelves a ver el correo con tu navegador.

Crear alias en Outlook.com


Es inevitable que con el tiempo el spam nos llegue a nuestro correo electrónico, pero también es cierto que tenemos que hacer todo lo posible por evitarlo. Así, una de las acciones que podemos tomar o emprender, siempre que usemos un correo de Outlook.com, es crear un alias de correo electrónico.

Un alias no es más que una cuenta de correo electrónico desechable, que podemos crear cuando nos apetezca y dar de baja de la misma forma. Es posible que ahora mismo alguno de vosotros esté pensando que eso se puede hacer con cualquier cuenta de correo, pero como vamos a ver ahora, la creación de un alias es mucho más cómodo.

Crear un alias es más cómodo porque no hace falta que nos hagamos una cuenta nueva, lo que significa que no tenemos que dar nuestros datos una vez más. Además, y esto es lo mejor, podemos recibir los correos que lleguen a nuestro alias en nuestra bandeja de entrada, o incluso en una carpeta creada al efecto en nuestra cuenta de correo habitual. 

Con los alias la privacidad está garantizada, puesto que aunque todo el correo entrante lo lees desde tu correo habitual, la persona que te manda los correos sólo conoce el alias, la cuenta que en cualquier momento puedes eliminar. 

Crear uno es muy fácil como vamos a ver. Lo primero es entrar en tu cuenta de Outlook.com y fijarte en la parte superior derecha de tu pantalla. Allí hay un icono que se asemeja al engranaje de un reloj antiguo. 

Pinchas en él para a continuación elegir la opción Opciones. Enseguida verás una pantalla con muchos vínculos, que son todas las opciones de este correo, y que son bastante desconocidas. A nosotros nos interesa la opción “Crear un alias de Outlook.com”

Se nos abre una pantalla en la que escogemos el nombre del alias (de la nueva cuenta) Una vez hecho le damos a aceptar y nos lleva a la bandeja de entrada, en la cual se abre un menú que nos permite elegir dónde queremos recibir el correo de esta nueva cuenta. 

Esto es todo. Una vez hecho esto, el alias está activo y listo para funcionar, librándonos de cientos de mensajes de spam.

Evitar el spam en el correo electrónico


Uno de los mayores problemas que puedes tener con tu correo electrónico es el SPAM. Por eso, hemos decidido darte algunos “tips” para que lo evites: 

· Nunca dejes tu correo en un lugar público. Tu correo electrónico es algo a proteger, y por eso nunca tienes que dejarlo en lugares públicos, como chats o foros. Si tienes que dárselo a algún usuario hazlo siempre por privado para que no esté disponible para el resto. Hay programas que se dedican a rastrear los correos que dejamos a la vista de todos para mandarnos spam. Si tienes que hacerlo, nunca escribas la “@”, deja espacios entre medias o incluso añade caracteres especiales. 

· Usa el filtro contra el spam de tu proveedor de correo electrónico. Todos los proveedores de correo electrónico tienen un filtro contra el spam, que es configurable. Usa la ayuda para ver cómo se configura, de manera que filtre la mayor cantidad de spam posible. 

· Usa los alias. Algunos correos electrónicos, como Outlook.com te permiten usar los alias, que son una especie de correos temporales que puedes usar si no quieres que tu correo se conozca. Una vez usados, los puedes eliminar y dejar de recibir correo. 

· Aprovecha las reglas de correo electrónico. Algunos proveedores te permiten crear reglas, usando los mensajes de spam que te llegan. De esta forma, puedes indicar que el correo de una empresa o de una persona ni siquiera se descargue, y se elimine del servidor en cuanto llegue. 

· Nunca uses tu cuenta personal para registrarte en foros. Todos los foros te piden que te registres, usando una cuenta de correo electrónico. Si el tuyo no tiene la posibilidad de crear alias, lo mejor es que uses una cuenta sólo para este tipo de cosas, evitando que la principal se llene de correo no deseado. 

· No respondas a los mensajes de spam. A veces caemos en la tentación, y respondemos a los correos spam con palabras un tanto fuertes para intentar que nos dejen en paz. No lo hagas, ya que al hacerlo estás confirmando que tu dirección existe y recibirás más correo basura.

¿Cómo escribir un correo electrónico?

Escribir un correo electrónico parece lo más sencillo del mundo, pero lo cierto es que hay que seguir unas pautas si queremos hacerlo bien. Vamos a ver algunas de ellas: 


  • Adecúa el lenguaje al destinatario. No es lo mismo mandar un correo electrónico a tu amigo que a tu jefe o a un profesor. Así, los correos se tienen que adecuar al destinatario, por lo que evitaremos el lenguaje coloquial cuando nos dirigimos a un profesor, a una empresa para pedir trabajo, etc. No cumplir esta norma puede ocasionarnos problemas que es mejor evitar. 

  • Elige un asunto que sea descriptivo. Lo primero que vemos cuando un correo nos llega a la bandeja de entrada es el asunto. Por eso, éste debería ser descriptivo y a poder ser corto. Dependiendo del asunto que elijamos, el destinatario abrirá el correo de forma inmediata, lo dejará para más tarde o incluso lo mandará directo a la papelera. 

  • Separa los párrafos. Sea para quien sea el correo, siempre hay que separar cada párrafo. Esto facilita mucho la lectura, algo que se agradece sobre todo cuando el correo es largo. 

  • Evita las faltas de ortografía. No hay nada peor que mandar un correo electrónico con faltas de ortografía. Utiliza el corrector ortográfico, y si no lo tienes a mano escribe el mensaje en el procesador de textos, corrígelo y cópialo en la ventana del mensaje.
  • Nada de lenguaje SMS. Olvídate del lenguaje SMS. Nada de palabras cortadas o sin vocales. Nadie te cobra por cada palabra, así que lo mínimo que puedes hacer es escribirlas completas. Esto es importante, pero lo es aún más cuanto más formal es el correo que envíes. 

  • Si hay más de un destinatario, manda el correo con copia oculta. La privacidad es muy importante en la red. Por eso, si tu correo tiene más de un destinatario, la mejor opción es enviarlo con copia oculta (con la opción CCO). De esta manera, los destinatarios no verán el correo del resto.