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En Perú los jefes podrán espiar el correo electrónico de sus empleados


El tema del correo electrónico que proporciona la empresa siempre es polémico, pues se supone que su uso se debe circunscribir al trabajo, aunque lo cierto es que al final los empleados lo usan para todo, en ocasiones para enviarse mensajes graciosos y fotos que pueden contener virus.
Se supone que el correo electrónico es inviolable, aunque sea el que te proporciona la empresa, y así lo han ratificado varios jueces en España, que incluso han llegado a declarar nulos los despidos que se basaban en lo que se había descubierto entrando en el correo electrónico del trabajador.
En Perú parece que esto es distinto, a tenor de lo que se ha filtrado hace unos días a la prensa. En ese país se está debatiendo una ley que entre otras cosas va a regular el uso del correo electrónico en el trabajo, y que está creando mucha polémica.
El asunto es que según lo que se ha filtrado, la ley dice que el correo electrónico del trabajo es un medio que pone el empleador (el jefe) y que por lo tanto es suyo, de manera que puede acceder a él cuando quiera.
En otras palabras, lo que esto quiere decir es que si en Perú sale adelante esa ley, el correo electrónico del trabajador no será inviolable ni privado, por lo que los trabajadores de este país tendrán que tener mucho cuidado con lo que escriben y reciben.
Además, parece que los jefes también van a poder entrar en los ordenadores, redes sociales, etc., por lo que los trabajadores peruanos van a vivir en una especie de Gran Hermano, vigilados por sus jefes incluso cuando usan las comunicaciones electrónicas.

Lo cierto es que en Perú hay muchos detractores, por lo que no sabemos si la ley al final saldrá adelante. 

Poner una firma en todos tus correos de Outlook.com


Outlook, y también Hotmail si tienes una cuenta de correo antigua, te permite poner una firma a todos los correos que envíe, algo que también hace Gmail y que puedes ver en este mismo blog.

La utilidad de las firmas es variada. Por ejemplo, en el mundo de la empresa se usa para poner los datos de la misma, como el nombre, la dirección, el fax, el teléfono, etc., o para poner los datos del remitente, como su cargo y la forma de ponernos en contacto con él.

Fuera de la empresa también tiene utilidad, por ejemplo para poner nuestra web y hacernos algo de publicidad, o para colocar cualquier tipo de información relevante que queramos que se conozca.

Poner la firma es muy sencillo, y para ello lo primero es entrar en el correo de Outlook. En la bandeja de entrada miramos a la parte superior de la pantalla y buscamos el icono que parece un engranaje, y que conocerás si has usado las opciones de Outlook.

Pinchamos en el engranaje y nos salen las opciones. Pinchamos en Opciones y accedemos a la pantalla de configuración de Outlook, que seguro que ya conoces. Verás muchas opciones, así que buscamos el bloque de “Escribir Correo Electrónico”, que es el segundo.

Dentro del bloque, la opción que nos interesa es la primera, “Formato, fuente y firma”. Sin hacemos clic en ella se abre, por fin, la pantalla para que pongamos nuestra firma personal y se envíe en todos los correos.


Como verás, la firma es muy personalizable, pues podemos usar fuentes, tamaños de letra distintos, poner enlaces, listas con número, con viñetas, etc. Aquí puedes jugar con las opciones, pero te recomiendo que la firma sea discreta para que se integre bien en los correos que mandes, sin resultar llamativa, aunque creo que Outlook ha pensado en eso y por eso las opciones son limitadas. 

Vacía tu bandeja de entrada en los tiempos muertos


Últimamente estamos hablando de productividad personal ligada al correo electrónico, y ya hemos dicho la importancia que tiene el tener la bandeja de correo electrónico siempre vacía y con todos los mails que nos llegan procesados.
Aquí entran los dispositivos móviles, sobre todo los smartphones. Todos llevamos un smartphone en el bolsillo, por lo que tenemos acceso a nuestro correo electrónico desde cualquier parte.
Si navegas por el blog vas a ver algunas aplicaciones recomendadas para manejar tu correo electrónico desde dispositivos móviles, pero este no es el tema del artículo. El tema es vaciar la bandeja de entrada en los tiempos muertos, tal y como vamos a ver ahora.
A lo largo del día tenemos ratos en los que no podemos hacer tareas complicadas, puesto que no tenemos tiempo necesario o no estamos en el entorno ideal para hacerlas. Son ratos como los de espera en estaciones de transporte, un viaje en taxi, un viaje en autobús, mientras esperamos en la consulta del médico, etc.
Estos ratos suman un tiempo muy valioso a lo largo del día que tenemos y debemos aprovechar, por ejemplo para procesar la bandeja de correo electrónico como ya hemos visto en otros artículos.
Es posible que no puedas responder a correos si tienes que escribir mucho, pues escribir desde un teclado virtual correos extensos no es buena idea, pero sí que vas a poder enviar respuestas rápidas, reenviar correos, eliminar aquellos que no te sirvan, etc.
De esta manera, cuando llegues a tu oficina o te pongas delante de tu ordenador vas a tener la mayor parte de la tarea hecha, lo que te va a ahorrar  mucho tiempo, que no tendrás que dedicar a algo tan pesado y que produce tan pocos beneficios como contestar correos.

Si aprovechas bien esos minutos es probable que incluso te libres del correo mientras trabajas, lo que es casi una bendición, como sabrán todos aquellos que reciben decenas de correos todos los días. 

Hotmail no guarda los cambios en mi información de seguridad


Como ya hemos ido viendo en este blog, Hotmail se caracteriza por ser un correo electrónico muy seguro, que tiene en cuenta todos los detalles para que no nos roben la cuenta. Entre estos detalles está el no hacer efectivos de forma inmediata los cambios en la información de seguridad.
Si tienes una cuenta de correo de Hotmail, cuando te la hiciste te pidieron un correo de recuperación o un número de móvil, que es lo que se usa para que recuperes tu cuenta cuando alguien te la roba, o simplemente pierdes la contraseña.
Ahora te voy a poner en una situación, para que te des cuenta de por qué Hotmail no guarda los cambios de manera inmediata en esta información. Supón por un momento que los cambios en estos datos se guardasen de inmediato.
Un hacker entra en tu cuenta, por lo que tiene el control total de ella. Si la información de seguridad se puede cambiar, sólo tendría que cambiar la cuenta de recuperación y el número de teléfono para robarte la cuenta para siempre.
Cuando pidieseis el código para recuperar  tu correo electrónico, éste le llegaría al hacker y nunca a ti, por lo que tu cuenta sería irrecuperable, al no poder demostrar que es tuya, o al menos no de una forma sencilla.
Es por eso que Hotmail no guarda los cambios en esta información hasta pasado un mes. Se considera que un mes es un tiempo suficiente para que recuperes tu cuenta. De esta manera el hacker puede poner sus datos para que los códigos le lleguen a él, pero esto no pasará hasta un mes después de hacerlo.
Así, cuando los pidas, aunque los datos se hayan cambiado te llegarán a ti, al menos durante ese mes que Hotmail concede para evitar que los robos de sus cuentas sean algo fácil e inmediato.


Han intentado entrar en mi correo de Hotmail


Desgraciadamente, los hackers no dejan de intentar acceder a nuestras cuentas de Hotmail para tratar de controlarlas. No es que tu cuenta tenga algún valor por el contenido que guardas en ella, sino porque puede ser usada durante unos minutos para enviar spam a todos tus contactos o a cualquier dirección.
La cuenta es bloqueada enseguida, pero mientras se envían decenas de mensajes spam, que multiplicados por todas las cuentas que se hackean hace que se puedan enviar millones de mensajes de este tipo.
Por eso, no es raro que un día cuando intentes acceder a tu cuenta de Hotmail (ahora Outlook) te encuentres con un mensaje diciéndote que han intentado acceder a tu cuenta desde cualquier país del mundo y que tienes que iniciar una serie de acciones para desbloquearla.
En este caso desbloquear la cuenta es sencillo, ya que sólo tienes que seguir los pasos. Lo primero que hace Hotmail es enviarte un código al correo electrónico de recuperación o a tu móvil.
Cuando recibas ese código Hotmail te lo va a pedir y tras ponerlo lo único que te queda por hacer es cambiar tu contraseña, algo a lo que Hotmail te va a obligar por seguridad, para que nadie te pueda quitar la cuenta.
De esta forma tu cuenta de correo estará protegida, y es que si algo hace bien Hotmail es proteger nuestras cuentas contra el ataque de estos hackers sin escrúpulos. Es difícil que entren, pues si detecta que se está iniciando sesión desde otra IP puede pedirnos el código de verificación.

Si alguien entra y la usa para enviar correos la bloquea enseguida, por lo que al final siempre podemos recuperar la cuenta en unos pocos minutos y para siempre, teniendo como única consecuencia la molestia de tener que llevar a cabo todo el proceso. 

Maestro, nueva app para leer el correo electrónico en Windows Phone


Las aplicaciones son el Talón de Aquiles de Windows Phone, ya que si comparamos este sistema operativo con otros como Android, lo cierto es que el número de aplicaciones del primero es muy inferior al del segundo.
Por eso, que llegue una app de calidad a Windows Phone siempre es una buena noticia, y la última en aterrizar es Maestro, la cual ahora mismo están en fase de pruebas o preview, algo que tienes que tener en cuenta si la descargas.
Maestro nos promete una mejor experiencia gestionando nuestro correo de Outlook y Gmail, los dos únicos proveedores que gestiona. Además, promete mejorar el gestor por defecto de Windows Phone 8.1, el cual yo uso y no me gusta demasiado.
Ya está disponible para descargar en la tienda de Windows Phone, pero ahora mismo no puedes esperar gran cosa de Maestro a la hora de gestionar tu correo electrónico, pues lo cierto es que la aplicación está en una fase de prueba muy temprana.
En lo único que se distingue del gestor de correo electrónico de Windows Phone es en que se pueden adjuntar archivos directamente de OneDrive, sin tener que abrir esta aplicación. Por lo demás no notaremos nada.
De todas maneras, si te gusta probar aplicaciones, lo mejor es que la instales para que se te vaya actualizando y vayas comprobando sus mejoras. No pierdes nada, puesto que es gratis, y quizás en unas semanas se convierta en una buena alternativa.

Si no te gusta el gestor de correo oficial, que a veces falla con Gmail, Metro puede ser la solución que estás buscando. Ten en cuenta el tiempo que pasar leyendo y mandando correos electrónicos, por lo que una app que mejore el proceso, lo haga más rápido o más agradable siempre merece la pena ser probada, aunque por el momento no sea demasiado funcional. 

Solucionar las limitaciones del correo electrónico en entornos colaborativos


Trabajar en entornos colaborativos cada vez es más común y en ellos tenemos que usar el correo electrónico. Esta herramienta salió hace muchos años, en los inicios de Internet, por lo que nadie pensó en las necesidades actuales. Por eso, y a pesar de que ha evolucionado, el correo electrónico está muy limitado a la hora de trabajar en grupo. Vamos a ver algunas soluciones a este problema.

La nube para manejar archivos de gran tamaño
El correo electrónico no está preparado para enviar archivos de gran tamaño. Todos los proveedores limitan el tamaño de los adjuntos y mandarlos por correo es algo muy lento, engorroso y que suele dar errores.
Para solucionar este problema tenemos que usar la conocida nube, a la cual subiremos los archivos, dejando el correo para mandar los enlaces de descarga. Hay varios servicios, siendo los más famosos Google Drive y Dropbox, aunque tú puedes elegir el que desees.

Compartir y revisar documentos
Compartir y revisar documentos por correo electrónico es engorroso y poco práctico. Para que todos los miembros del equipo puedan trabajar con los documentos y modificarlos, lo que tenemos que hacer es usar alguna herramienta que nos permita hacer esto.
Google Drive es una de ellas, pues allí se pueden colocar documentos en carpetas, dar permisos de acceso, revisarlos y siempre quedará constancia de las revisiones su así lo queremos. Hay más servicios, de manera que cada uno puede elegir el que más le convenga.

Comunicarse de forma fluida
El correo nos permite comunicarnos, pero no de forma fluida. Digamos que es imposible llevar una conversación por correo electrónico, así que tendremos que usar algún programa como Skype.

Aquí hay una excepción, y es Outlook, puesto que desde su ventana podemos hablar con nuestros contactos de Skype sin necesidad de instalar este software. 

Mantener limpia la bandeja del correo electrónico


A todos los que trabajamos con el correo electrónico se nos acumulan los correos en la bandeja de entrada. Es algo que no podemos remediar, ya que a veces nos entran decenas de ellos en un día. El resultado es una bandeja a rebosar, que al terminar el  día es casi imposible de procesar. Por eso, te vamos a dar algunos consejos para que mantengas limpia tu bandeja.

Procesa el correo de forma rápida
El mejor consejo es que proceses la bandeja de correo de forma rápida. Esto significa que cada vez que abras un correo, en unos segundos tienes que decidir lo que quieres hacer con ese correo electrónico.
Puedes borrarlo, mandárselo a otra persona, contestar, leerlo y dejarlo para luego o dejarlo para luego de inmediato, ya que en ocasiones no se tiene tiempo para contestar.

Evita posponer contestar los correos
Si quieres tener el control de tu bandeja de entrada tienes que tratar de contestar de inmediato los correos electrónicos que has decidido que si merecen tu atención. Cuando digo contestar no me refiero a escribir un correo enorme, puesto que a veces con simple sí, o un “de acuerdo “es más que suficiente.

El secreto está en no acumular acciones para después
El secreto de tener una bandeja de correo que se pueda manejar está en no acumular trabajo para después. Tienes que elegir un horario para el correo y verlo dos o tres veces al día. Cada vez que lo abras tienes que terminar con todos los correos no leídos, y no dejar nada para después.
Habrá veces que tendrás que dejar un correo para responderlo después de ver alguna información o consultar con alguien, pero esto tiene que ser la excepción y no la norma a la hora de usar el correo, ya que si lo conviertes en la norma dedicarás tu jornada laboral a contestar correos electrónicos, sin hacer nada más.